Kegiatan pengadaan barang dan jasa (procurement) dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan memenuhi kebutuhannya dalam menunjang aktivitas bisnis untuk dapat berjalan lancar dan optimal. Saat akan melakukan proses procurement, perusahaan akan menjalin kerjasama dengan pihak ketiga atau vendor yang berkualitas dan telah lulus seleksi.
Jenis-jenis Procurement
Proses procurement setidaknya dapat dibagi menjadi 4 jenis yang umum diketahui, sebagai berikut:
1. Direct Procurement
Merupakan jenis pengadaan dalam bentuk jasa atau bahan mentah yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi barang jadi. Selain itu juga dalam bentuk peralatan mesin, komponen dari bahan jadi atau barang jadi yang dibeli untuk dijual kembali.
Pengadaan langsung cenderung memberikan dampak langsung terhadap keuntungan dan performa perusahaan.
2. Indirect Procurement
Merupakan pengadaan dalam bentuk persediaan yang tidak digunakan secara langsung dalam proses produksi tetapi penting untuk menunjang aktivitas operasional sehari-hari, seperti alat tulis kantor, peralatan pemeliharaan gedung, layanan konsultasi & keperluan marketing.
3. Goods Procurement
Merupakan pengadaan barang fisik sebagai inventaris sehingga dapat dikategorikan sebagai pengadaan langsung maupun tidak langsung. Sebagai contoh pengadaan keperluan perusahaan akan software, bahan mentah ataupun inventaris kantor.
4. Services Procurement
Merupakan pengadaan yang berhubungan dengan penyedia layanan pihak eksternal yang perusahaan butuhkan, seperti layanan kontraktor, vendor, agensi atau layanan pemeliharaan utilitas perusahaan. Jenis pengadaan ini menekankan pada kebutuhan jasa berbasis sumber daya manusia.
Prinsip Procurement
Ada 5 pedoman yang digunakan untuk mengarahkan dan mengelola proses procurement barang & jasa dengan lebih baik, efisien, transparan dan sesuai dengan aturan hukum yang berlaku.
1. Akuntabilitas
Prinsip ini menjadi pegangan utama karena menyangkut hubungan perusahaan dengan pihak pemasok. Dengan akuntabilitas yang baik menyebabkan terbentuknya kesepakatan yang jelas & lengkap antara kedua pihak.
Seluruh transaksi dan relasi berjalan dengan baik, aturan yang ditetapkan dapat dipatuhi serta adanya sanksi jika terjadi pelanggaran.
2. Consistency
Adanya konsistensi akan menumbuhkan rasa percaya sebagai landasan dalam membangun relasi bisnis yang kuat antara kedua pihak. Termasuk di dalamnya aturan, kualitas produk, jasa hingga jadwal pengiriman.
3. Value for Money
Memberikan penawaran terbaik menjadi kunci agar keduanya dapat memperoleh keuntungan sehingga terjadilah transaksi. Prinsip ini mendorong procurement untuk dapat mencapai kombinasi biaya, kualitas dan keberlanjutan yang paling menguntungkan.
Dengan begitu, keduanya dapat melanjutkan hubungan yang produktif dan berkembang bersama. Perusahaan mendapat harga yang menguntungkan, demikian pula sisi pemasok yang memberikan barang yang berkualitas.
4. Fair Dealing
Prinsip ini menjelaskan bahwa pihak pemasok harus diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi, termasuk perlindungan kerahasiaan komersial. Perusahaan tidak boleh memaksakan kendala yang tidak perlu pada supplier potensial saat tender berlangsung.
5. Informed Decision Making
Pengambilan keputusan harus didasarkan atas informasi yang akurat, juga harus memantau kewajiban serta memastikan kebutuhan perusahaan dan pihak pemasok terpenuhi secara merata.
Dalam mencapai tujuan bisnisnya, perusahaan harus bekerjasama dengan pihak pemasok yang berkualitas, juga menjalankan prinsip-prinsip procurement ini agar jalannya kerjasama dapat berlangsung dengan baik.
Sistem ERP untuk Meningkatkan Efisiensi Proses Procurement
Perkembangan teknologi memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menjalankan seluruh proses bisnis perusahaan, termasuk kegiatan procurement.
Dengan perannya yang krusial bagi kelangsungan perusahaan dan banyaknya proses yang ada dalam kegiatan procurement, maka pemanfaatan digitalisasi sistem ERP harus mulai perusahaan pertimbangkan dengan sebaik mungkin.
7 Alasan Mengapa Penggunaan Sistem ERP Dapat Memudahkan Proses Procurement dalam Perusahaan
1. Otomatisasi bisnis proses
Aplikasi ERP memungkinkan perusahaan dalam mengotomatisasi proses bisnis perusahaan dengan mengintegrasikan semua aspek dan langkah-langkah aktivitas pengadaan dalam satu platform tunggal, mulai dari pengajuan hingga pembayaran.
Otomatisasi ini mengurangi keterlambatan dan human error dalam proses. Selain itu, juga memungkinkan berbagai departemen untuk menjalin komunikasi dan berkolaborasi dengan lebih baik.
2. Akses data lebih mudah
Penggunaan aplikasi ERP memfasilitasi perusahaan dengan penyimpanan informasi dan data yang terpusat sehingga meminimalisir kesalahan, duplikasi data dan ketidakseimbangan informasi.
Selain itu, akses data pun menjadi lebih mudah dan dapat dilakukan secara real-time sehingga memungkinkan pelaku bisnis untuk mendapatkan informasi ter-update yang diperlukan.
3. Efisiensi biaya
Dengan memanfaatkan aplikasi ERP untuk mengelola proses procurement, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran biaya operasional dan mengalokasikannya untuk mengoptimalkan strategi bisnis yang lebih baik.
4. Membantu pengambilan keputusan
ERP menyediakan data yang akurat dalam mendukung analisa data untuk mengidentifikasi tren pasar, memahami pola perilaku konsumen serta mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis perusahaan.
5. Transparansi
Sistem ERP memberikan visibilitas yang lebih luas terhadap seluruh aktivitas bisnis perusahaan, terutama untuk mengelola proses procurement. Manajemen akan lebih mudah melacak status permintaan, pesanan, pengiriman dan proses penagihan menjadi lebih mudah.
Adanya transparansi memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi masalah saat berlangsungnya proses hingga mengambil tindakan korektif dengan lebih cepat.
6. Pengelolaan stok terkontrol
Integrasi yang disediakan sistem ERP memfasilitasi perusahaan untuk dapat mengelola stok dengan lebih baik. Perusahaan dapat mengidentifikasi barang apa saja yang memerlukan pengadaan lebih lanjut.
Penggunaan ERP juga bertujuan untuk menghindari kekurangan stok atau kelebihan yang dapat menyebabkan kerugian. Informasi stok akan tetap akurat dan up-to-date.
7. Layanan pelanggan lebih baik
Proses procurement yang berjalan dengan efisien dan lebih cepat mengindikasikan produk dan layanan dapat diberikan dengan lebih cepat kepada pelanggan.
Hal ini tentu akan memberikan keuntungan kepada perusahaan karena dapat meningkatkan kepuasan pelanggan serta mempertahankan hubungan yang baik dengan mereka.
Sistem ERP dirancang secara khusus untuk menyederhanakan bisnis proses perusahaan, termasuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses pengadaan yang akan sangat bermanfaat bagi keperluan bisnis.
Jika perusahaan Anda ingin menjalankan proses bisnis secara efektif & efisien serta memenuhi kebutuhan bisnis dengan lebih lancar & optimal, #PakeinERPAja sekarang.
Dapatkan konsultasi gratis bersama tim konsultan kami yang handal untuk mengetahui kebutuhan sistem ERP yang sesuai bagi proses bisnis perusahaan Anda!