Dalam dunia bisnis, terutama yang melibatkan pengelolaan persediaan, dua istilah yang sering muncul adalah Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO). Meskipun keduanya berkaitan dengan proses pembelian, namun keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Mari kita bahas lebih dalam mengenai perbedaan keduanya.

 

Apa itu Purchase Request (PR)?

Purchase Request atau Permintaan Pembelian adalah dokumen internal yang diajukan oleh suatu departemen atau individu di dalam perusahaan untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa tertentu. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan formal kepada departemen pembelian untuk melakukan proses pengadaan.

 

Isi dari Purchase Request umumnya mencakup:

1. Nama departemen atau individu yang mengajukan permintaan.
2. Deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan.
3. Jumlah yang dibutuhkan.
4. Alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan.
5. Anggaran yang tersedia.

 

Tujuan utama dari Purchase Request adalah:

• Mendokumentasikan kebutuhan: Memastikan bahwa kebutuhan departemen telah tercatat secara resmi.
• Mendapatkan persetujuan: Mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang untuk melakukan pembelian.
• Memulai proses pengadaan: Menginisiasi proses pembelian yang lebih formal.

 

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order atau Pesanan Pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok sebagai bukti permintaan pembelian barang atau jasa. PO merupakan dokumen yang mengikat secara hukum dan berisi detail lengkap mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

 

Isi dari Purchase Order umumnya mencakup:

1. Nomor PO.
2. Nama perusahaan pembeli dan pemasok.
3. Deskripsi barang atau jasa yang dipesan.
4. Jumlah yang dipesan.
5. Harga per unit dan total harga.
6. Tanggal pengiriman yang diharapkan.
7. Syarat pembayaran.

 

Tujuan utama dari Purchase Order adalah:

• Konfirmasi pesanan: Meneruskan informasi pemesanan kepada pemasok.
• Kontrak pembelian: Menjadi bukti tertulis atas kesepakatan pembelian antara kedua belah pihak.
• Dokumentasi keuangan: Digunakan sebagai dasar untuk pencatatan akuntansi dan pembayaran.

 

Perbedaan Utama antara PR dan PO

Konteks	Purchase Request (PR)	Purchase Order (PO)
Tujuan	Permintaan internal untuk persetujuan	Dokumen resmi untuk pemasok
Sifat	Tidak mengikat secara hukum	Mengikat secara hukum
Penerima	Departemen pembelian atau keuangan	Pemasok
Detail	Lebih umum, fokus pada kebutuhan	Lebih spesifik, mencakup detail harga, pengiriman, dll.
Tahapan dalam proses pembelian	Tahap awal	Tahap akhir setelah persetujuan

 

Proses Pembelian dari PR ke PO

1. Permintaan Pembelian (PR): Departemen atau individu mengajukan PR ke departemen pembelian.
2. Penilaian: Departemen pembelian mengevaluasi PR dan memastikan ketersediaan anggaran.
3. Persetujuan: Jika disetujui, PR akan diubah menjadi PO.
4. Penerbitan PO: PO dikirimkan kepada pemasok.
5. Pengiriman Barang: Pemasok mengirimkan barang sesuai dengan PO.
6. Penerimaan Barang: Perusahaan menerima dan memverifikasi barang yang diterima.
7. Pembayaran: Perusahaan melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan syarat pembayaran yang tercantum dalam PO.

 

Kesimpulan

Purchase Request dan Purchase Order adalah dua dokumen yang saling berkaitan dalam proses pembelian. PR merupakan langkah awal untuk memulai proses pembelian, sedangkan PO merupakan dokumen resmi yang mengikat secara hukum dan berfungsi sebagai dasar untuk transaksi pembelian. Memahami perbedaan keduanya sangat penting untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan lancar dan efisien.